Verwalten Sie Ihre Zeit - Expertenrat

Wir werden Ihnen über die nützlichsten Werkzeuge für die Arbeit mit dem Kalender erzählen, die von Daniel Browne - Autor von "The Source of Energy" beschrieben wurden.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass die ArbeitFüllen Sie die dafür vorgesehene Zeit aus. Kalender ist Ihr Werkzeug für die Zeitbudgetierung, mit dem Sie effektiv mit jedem Geschäft oder Projekt umgehen können, an dem Sie arbeiten. Ungeplante Zeit wird höchstwahrscheinlich mit der Arbeit beschäftigt sein. Verwenden Sie die folgenden Regeln, um Ihnen bei der Verwendung Ihres Kalenders zu helfen:

1. Der Kalender sollte ein reales Bild davon darstellen, wie Sie Ihre Zeit nutzen werden.

Es sollte alles geplant werden, was für Sie wichtig ist und getan werden muss. Eine Ausnahme kann nur für kleine Aufgaben gemacht werden, die weniger als fünfzehn Minuten dauern.

2. Nehmen Sie sich Zeit, um Pläne für bestimmte Tage und Wochen zu definieren.

Detaillierte Planung hilft Ihnen zu sparenKonzentration auf das, was Sie in einem bestimmten Moment tun, und nicht aus dem Zeitplan herauskommen. Es ist am besten, den Tag vorher zu planen, an dem Sie Ihre Arbeit beendet haben und eine Vorstellung davon haben, was auf morgen übertragen werden soll. Das Planen oder Planen am Morgen ist nur ratsam, wenn Sie nachts eine kreative Idee haben oder sich an eine dringende Angelegenheit erinnern.

3. Beseitigen Sie die To-Do-Listen.

Nachdem Sie alles geschrieben haben, was Sie auf Papier schreiben müssen,befreien Sie Ihren Kopf, aber das Problem ist, dass in Ihrer Liste der Fälle nicht auf bestimmte Fristen beschränkt sein wird, und als Ergebnis werden Sie nicht wissen, wann Sie sie erfüllen können.

4. Verwenden Sie Alerts für Aufgaben, die eng an die Uhrzeit gebunden sind.

Wenn Sie etwas zu tun habenAktivieren Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt den Alarm oder das Signal, das Sie daran erinnert. Trotz der Tatsache, dass Warnungen dazu beitragen, das Gefühl der Zeit zu behalten, ist es am besten, sie nicht für Fälle zu verwenden, die nicht zeitgebunden sind, denn wenn Erinnerungen zu oft empfangen werden, werden Sie einfach nicht mehr auf sie reagieren.

5. Planen Sie die Lösung für Aufgaben mit flexiblen Terminen.

Normalerweise Dinge, die sie nicht erfordernin einer bestimmten Zeit engagiert, auf die Listen gesetzt, oft vergessen oder am nächsten Tag übertragen. Indem Sie sie in Ihren Zeitplan aufnehmen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit ihrer Lösung. Nimm sie für eine Zeit, in der du höchstwahrscheinlich in der Lage sein wirst, sie zu lösen.

6. Machen Sie den Kalender zu Ihrem besten Freund.

Auch wenn Sie ein elektronisches Tagebuch mit benutzenWenn Sie Warnungen einstellen, sollten Sie sich von Zeit zu Zeit auf Ihren Kalender beziehen. So können Sie sich ein Bild vom kommenden Tag machen. Sie müssen den Kalender mindestens zweimal am Tag anzeigen. Das Beste von allem, wenn Sie jedes Mal, wenn Sie die nächste Sache beenden, darauf schauen. Löschen Sie die abgeschlossenen Fälle oder markieren Sie sie in Farbe, um zu sehen, ob die Arbeit an ihnen abgeschlossen ist.

7. Brechen Sie große Aufgaben in kleinere und planen Sie ihre Lösung.

Oft bei der Arbeit an großen Projekten könnenEs scheint, dass es nicht nötig ist, etwas zu planen, da bereits bekannt ist, was in den nächsten Tagen oder Wochen zu tun ist. Wenn Sie jedoch nicht sehr gut organisiert sind, wird Ihre ungefähre Vorstellung davon, was Sie tun, und der ungefähre Zeitrahmen Ihre Produktivität beeinflussen, da das Fehlen von Zeitrahmen im Stundenplan Ihnen ein Gefühl der Dringlichkeit vorenthalten wird. Wenn Sie nicht aus der Spur kommen, können Sie das Projekt in Teilaufgaben aufteilen und Lösungen für jeden einzelnen im Kalender planen.

8. Vergessen Sie nicht, Pausen zwischen den Fällen vorzusehen.

Der Hauptstolperstein bei der Planung -Mangel an Realismus. Wenn Sie Aufgaben planen, ohne Ablenkungen oder Unterbrechungen zu berücksichtigen, die notwendig sind, um zum nächsten Fall zu wechseln, riskieren Sie, den Fokus zu verlieren, aus dem Zeitplan herauszukommen und sich der Notwendigkeit zu stellen, den Rest der Zeit nachzuholen. Im Laufe der Zeit beginnt man zu denken, dass Planung nicht funktioniert, und Sie geben die Idee auf, Produktivität zu gewährleisten. Wenn Sie Ruhe, eine Pause für das Mittagessen, Zeit für die Straße und Ablenkungen zur Verfügung stellen, werden Sie ein realistisches Bild davon bekommen, was Sie zu tun haben und wofür Sie Ihre Zeit aufwenden werden, was bedeutet, dass Sie Ihren Tag effizienter planen können.

9. Planen Sie die Zeit für die Vorbereitung von Anrufen und bevorstehenden Besprechungen.

Du musst zu spät zu einem Treffen gekommen seinaufgrund der Tatsache, dass Sie nicht genügend Zeit für die Straße und das Aussehen einer Kupplung gesorgt haben. Indem Sie die Vorbereitungszeit in Ihrem Kalender planen, werden Sie Stress los, wenn Sie nur die Route herausfinden oder die Telefonnummer suchen müssen, bevor Sie ausgehen, wenn Sie den Kunden anrufen müssen. Planen Sie die Zeit für die Reise, finden Sie den genauen Zeitplan des Transports und bieten Sie die Möglichkeit, eine Tasse Kaffee auf dem Weg abzufangen.

10. Planen Sie tagsüber für unvorhergesehene Aufgaben und Umstände.

Wie oft gehen deine Sachen schief? Jeden Tag, einmal in der Woche? Geben Sie in Ihrem Zeitplan eine Zeit für unvorhergesehene Umstände an, und wenn sie nicht erscheinen, können Sie sie immer für andere Arbeiten verwenden. Analysieren Sie, wie viel Zeit im Laufe des Tages zu ungeplanten Anrufen oder Pausen geht und planen Sie sie in Ihrem Zeitplan ein. Höchstwahrscheinlich überschätzen oder unterschätzen Sie die Zeit, die Sie benötigen, aber mit der Erfahrung wird die Genauigkeit Ihrer Schätzung erhöht.

11. Entwickeln Sie die Gewohnheit der Planung.

Sobald Sie eine neue Aufgabe haben, sofortAuch, legen Sie es auf Ihren Zeitplan. Wenn dies aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, notieren Sie sich einen Notizblock, ein Smartphone, ein Tablet oder ein anderes Gerät, das Sie verwenden. Die sofortige Eingabe der Aufgabe in den Stundenplan erübrigt zunächst die Notwendigkeit, sich zu erinnern, was zu tun ist, und schließt zweitens die Möglichkeit aus, dass sie nicht gelöst werden kann.

Wenn Sie regelmäßig überwachen müssenFordert oder organisiert Besprechungen, stellt sie im Kalender für eine Woche bereit und fügt dann einfach Elemente zum angegebenen Intervall hinzu. In einem elektronischen Kalender, z. B. in Outlook, können Sie diese Elemente in den Notizenbereich einfügen. Im Papiertagebuch, wo für alle Gegenstände kein Platz ist, können Sie sie als separate Liste aufstellen, die an eine bestimmte Zeitspanne gebunden ist.

12. Verwenden Sie nur einen Kalender für die Planungsarbeit und für alle anderen Probleme.

Wenn es um dein Leben geht, zwischen Arbeit und BerufFreizeit sollte nicht geteilt werden. Diese Bereiche Ihres Lebens sind eine Reflexion darüber, wie Sie Ihre Zeit verwalten. Mit zwei Kalendern zerstreuen Sie Ihre Aufmerksamkeit und erschweren es, die Zeit zu kontrollieren.

13. Verwenden Sie die Zellenmethode.

Sein Prinzip ist zu teilenTag für mehrere große Zeitintervalle. Die maximale Effizienz wird durch Segmente von nicht weniger als anderthalb Stunden erreicht. Die Anzahl solcher Zellen kann von drei bis sechs variieren. Der einfachste ist ein Tag, der aus drei Zellen besteht, die den Morgen-, Nachmittags- und Abendzeiten entsprechen.

Zeitintervalle sind nichts anderes als Blöcke von Errungenschaften oder eine Zeit, in der Sie sich mit den wichtigsten Angelegenheiten beschäftigen werden.

Eine Zelle nimmt das nicht annur eine Arbeitsaufgabe. Sie können für diesen Zeitraum beliebig viele Fälle einplanen. Beispiel: Wenn die Größe Ihrer Morgenzelle drei Stunden beträgt, können Sie vier 15-Minuten- und zwei-Stunden-Aufgaben darin planen. Kombiniere mehrere kleine Aufgaben zu 30-Minuten-Blöcken oder, noch besser, stecke sie in die Stundenzellen.

Fühlen Sie sich beschäftigt, machen wirKleine Aufgaben und große Blöcke tragen zur Bildung von durchdachten Plänen bei und erwecken den Eindruck, dass wir unser Ziel erreicht haben. Versuchen Sie, die Zellen nicht mit routinemäßigen oder unproduktiven Aufgaben zu füllen. Wenn Sie für Verwaltungsangelegenheiten viel Zeit benötigen, erstellen Sie eine separate Zelle für sie. Sie müssen produktiv sein, nicht beschäftigt. Und vergessen Sie nicht, das Ende jedes Intervalls zusammenzufassen.

Durch die Strukturierung der Zellen können Sie die für die geplanten Fälle benötigte Zeit optimal ausnutzen. In der Zelle sollten Sie etwas machen, das Ihnen wirklich wichtig ist.

• 
  Zelle oder Abend zur Entspannung;


• 
  Zelle oder ein Datum für ein Datum;


• 
  Zelle oder ein Abend, der dem persönlichen Wachstum oder Lernen gewidmet ist;


• 
  Zelle oder ein den Kindern und der Familie geweihter Abend;


• 
  eine Zelle für die Kommunikation;


• 
  Zelle für die Arbeit spät;


• 
  Zelle, um ins Kino zu gehen;


• 
  Zelle für das Training.

14. Nutzen Sie Ihre Freizeit sinnvoll.

Wenn man die Zellen betrachtet, bekommt man eine Vorstellung davonWie viel hast du Freizeit? Jeder der fünf Arbeitsabende bietet Ihnen drei bis sechs Stunden Freizeit. Es sind fünfzehn bis dreißig Stunden pro Woche. Sie können sie für alles ausgeben: entspannen, mit Familie und Kindern sozialisieren, in einem Restaurant speisen, ins Kino gehen. Wenn Sie ihnen das Wochenende hinzufügen (das sind weitere sechsunddreißig Stunden oder weitere sechs bis zwölf Zellen), dann erhalten Sie pro Woche zwischen fünfzig und sechsundsiebzig Stunden Freizeit! Dies ist Ihre Zeit, um eine Vielzahl von Projekten zu implementieren - zum Beispiel um eine Fremdsprache zu lernen, ein Buch zu schreiben, etc.

Verwenden Sie diese Tipps und Sie werden könnendeutlich ihre Produktivität verbessern, Ruhe bewahren, ihr Leben leichter kontrollieren und mehr Freizeit für sich und ihre Lieben bekommen!